A continuación te voy a explicar cómo introducir fórmulas y hacer cálculos básicos en Excel, que es una de las cosas que debes aprender si estas empezando a utilizar este software.
Para entender Excel, debes pensar en este programa como una calculadora gigante. De hecho, cada celda funciona igual que una calculadora individual. Una hoja de cálculo de Excel tiene millones de celdas, lo que significa que tiene millones de calculadoras individuales con las que trabajar.
Además, puedes crear fórmulas que enlazan diferentes celdas, es decir, el valor introducido en una celda, se utiliza para calcular otro valor en otra celada. Puedes crear fórmulas que enlazan celdas en diferentes hojas de trabajo, dentro del mismo libro. Incluso puede crear fórmulas que enlazan celdas en diferentes libros de trabajo.
¡Vamos a verlo más despacio!
Cómo introducir una fórmula en Excel
Como acabamos de comentar, en Excel, cada celda puede contener un cálculo. En la jerga de Excel a los cálculos se le llaman fórmulas, por tanto, cada celda puede contener una fórmula.
Cuando se introduce una fórmula en una celda, Excel calcula el resultado de esa fórmula y muestra el resultado de ese cálculo.
Para que Excel entienda que lo que vas a escribir es una fórmula, debes empezar escribiendo el signo = (signo igual) y luego la fórmula correspondiente. Si no escribe primero el signo de igualdad, Excel asume que estás escribiendo un número o un texto.
También se puede iniciar una fórmula con un símbolo más (+) o menos (-). Al empezar por alguno de estos dos símbolos, Excel considera que está escribiendo una fórmula e insertará el signo de igualdad por ti.
Aquí hay algunos ejemplos de algunas fórmulas simples en Excel:
Si escribes cada una de esa fórmulas en Excel, lo que realmente verás una vez le das a la tecla intro será su resultado:
En este ejemplo, hay cuatro fórmulas básicas:
- Suma (+)
- Resta (-)
- Multiplicación (*)
- División (/)
En cada caso, sólo tienes que escribir el signo igual (=), luego la fórmula y finalmente pulsar la tecla intro para decirle a Excel que has terminado y que muestre el resultado.
A veces Excel te mostrará una advertencia en lugar de mostrar el resultado. Esto sucederá si la fórmula que has escrito no es válida, es decir, no está en un formato que Excel reconozca o hay algún error. Por lo general, también le dará alguna indicación de lo que hizo mal.
Por ejemplo, sin en el ejemplo anterior añado un paréntesis sólo en la parte final de la fórmula, Excel me advertirá que tengo un error en la fórmula porque he cerrado paréntesis sin haberlo abierto antes y me propone una corrección, que puedes aceptar si te parece bien o puedes rechazar y corregirlo tú manualmente:
Otras veces, puedes inserter la fórmula escrita correctamente, pero luego mostrarle un error como #VALOR dentro de la celda. Esto significa que se ha introducido una fórmula en la Excel no puede calcular un resultado válido, debido a algún error en los valores de la fórmula. Este error suele ocurrir cuando se trabajan con fórmulas más complejas.
Cómo crear fórmulas con referencia otras celdas en Excel
El poder de Excel proviene de permitirte crear fórmulas que se refieren a los valores de otras celdas.
¿Esto que quiere decir? Pues que en vez de introducir los valores de la fórmula dentro de la celda, cada valor está escrito en otra celda y lo que hacemos es hacer operaciones con las celdas.
Vamos a ver un ejemplo:
Previamente, debes tener los valores con los que quieres operar en diferentes celdas. En este caso hemos rellenado las columnas A y B y las filas de la 1 a la 4:
Ahora, en la columna C, vamos a ir introduciendo fórmulas que se refieran a las celdas de las columnas A y B y operaremos con estas celdas.
Vamos a empezar sumando los valores de la fila 1. Para ello, en la celda C1, empezamos escribiendo un signo igual y después seleccionamos con el ratón la celda que queremos incluir en la fórmula (date cuenta que si vas clicando diferentes celdas, la celda en la fórmula también cambia). Después escribimos el signo + y seleccionamos la otra celda que queremos sumar Si quieres también puedes escribir o modificar el nombre de las celdas manualmente en la fórmula:
Al darle al intro, obtenemos el resultado de la suma de los valores de esas dos celdas.
Hacemos lo mismo con los valores de las filas 2, 3 y 4, restando, multiplicando y dividiendo los valores de las celdas de las columnas A y B:
Los resultados son los mismos que cuando escribimos los valores directamente en las fórmulas (como no podía ser de otra forma):
¿Qué ventaja tiene operar con celdas en vez de operar con números?
Pues que al operar con celdas, si cambiamos el valor de la celda, el resultado de la operación también cambia. No es necesario tener que escribir la fórmula de nuevo.
Otra ventaja es que tenemos más visibilidad acerca de los datos con los que estamos operando.
Por ejemplo, en la siguiente imagen he variado los valores de las columnas A y B y los valores de C han cambiado automáticamente:
El valor en otra celda puede ser un número simple u otra celda que contenga una fórmula. Cuando se crea una fórmula que se refiere a otra celda que también contiene una fórmula, la fórmula utilizará el resultado de la fórmula en esa otra celda. Podrías si quieres en cualquier celda sumar los valores de C1 y C2, por ejemplo.
Creación de fórmulas que se refieren a celdas de otras hojas de trabajo
Excel te permite tener más de una hoja de trabajo dentro de un solo archivo de hoja de cálculo (conocido como libro de trabajo).
Acabamos de ver cómo vincular celdas dentro de una misma hoja de trabajo, usando su valor de referencia de celda. Referirse a una celda que se encuentra en otra hoja de trabajo funciona de manera muy similar.
Por ejemplo, si en la celda B1 de la hoja 1, quiero sumar la celda A1 de la hoja 1 y la celda A1 de la hoja 2, tengo que empezar escribiendo el signo igual, después elegir la celda A1, escribir un signo +, elegir la hoja 2 y elegir la celda A1 de esa hoja. Date cuenta como en este último caso, el valor de referencia de la celda va precedido por el nombre de la hoja y un signo !:
También podemos escribirlo manualmente. Si el nombre de la hoja contiene espacios, el nombre de la celda estará encerrado entre comillas simples: por ejemplo ‘Nombre de la hoja’!. Te recomiendo hacerlo siempre seleccionando las celdas con el ratón, ya que es mucho más cómodo e intuitivo.
Creación de fórmulas que enlazan con otros libros de trabajo
Como puedes imaginar con lo que ya hemos visto, también es posible crear una fórmula que se refiera a las celdas de otro libro de trabajo (es decir, otro archivo). Simplemente es cuestión de referirse correctamente a la celda en el otro libro de trabajo.
Tan solo tienes que ir seleccionando las celdas que intervienen en tu fórmula, tal y como te he explicado para los otros casos y Excel se encargará de vincularlas correctamente.